Venlo, een stad met ruim 100.000 inwoners, speelt een belangrijke rol in Noord-Limburg. De gemeente is niet alleen verantwoordelijk voor een breed scala aan publieke diensten, maar streeft ook naar het verbeteren van de leefbaarheid en het welzijn van haar inwoners.
De afgelopen jaren heeft Venlo zich steeds meer gericht op informatiegestuurd handelen om haar processen te verbeteren. Het doel is duidelijk: Beleidsvoorbereiding, besluitvorming en controle op de uitvoering vindt plaats op basis van alle (binnen de organisatie en openbare bronnen) beschikbare informatie. Met inachtneming uiteraard van privacyregels en veiligheidswaarborging. Zoals bij elke grote ambitie kwam de vraag naar voren hoe deze transformatie gerealiseerd kon worden. De keuze viel op Synaxion, een partner die een bijdrage leverde door te helpen bij de inzet van een dataplatform. Ook ondersteunden ze bij het inzetten van Synaxion modellen en het verbeteren van datamanagement.
De aanpak
Het overstappen naar informatiegestuurd handelen begon in 2019 met het besef dat de bestaande systemen verouderd waren. Het oude datawarehouse, geïntroduceerd in 2013, was niet snel genoeg om de steeds grotere hoeveelheden data efficiënt te verwerken. De complexiteit van vraagstukken en het aantal databronnen nam toe. Er was steeds meer behoefte aan betrouwbare en real-time informatie. “Sinds 2013 werkten we met een datawarehouse voor managementinformatie. Twee adviseurs waren verantwoordelijk voor het verbeteren van rapportages, maar door personeelswisselingen en moeilijkheden bij het invullen van vacatures raakte het platform verouderd,” zegt Pascal Clabbers, informatiemanager bij gemeente Venlo.
Synaxion heeft goed geholpen met het in 2019 tot 2021 ontwerpen en implementeren van een dataplatform, het goed beheren hiervan, de inzet van de standaardproducten, het bieden van kennis en het inspireren van nieuwe mogelijkheden. Er was genoeg data, maar die was vaak moeilijk toegankelijk. Medewerkers wisten niet altijd hoe ze de beschikbare data moesten gebruiken voor hun werk of voor beleidsbeslissingen. Dit leidde tot verwarring. “Door met een van de consultants van Synaxion te praten, hebben we goed nagedacht over hoe we onze bestaande omgeving konden vernieuwen,” vertelt Béla Roesink, beleidsadviseur en coördinator datamanagement bij gemeente Venlo. “Met de standaardproducten van Synaxion hebben we tempo gemaakt en een solide basis gelegd voor ons nieuwe datawarehouse.”
De oplossing
De gemeente Venlo besloot samen te werken met Synaxion, specialist in datawarehousing en data-analyse, binnen de publieke sector. Pascal legt uit: “We zochten een partner die zowel technische expertise had als ervaring in de publieke
sector, en Synaxion voldeed aan die eisen. Ze begrepen hoe we data konden gebruiken om gemeentelijke processen te verbeteren en het beleid te versterken.”
Het doel was implementatie en doorontwikkeling van gegevensmodellen in het nieuwe dataplatform. Synaxion stelde een flexibele oplossing voor, gebruikmakend van gestandaardiseerde gegevensmodellen zoals het Sociaal Domein Gegevensmodel (SDGM). Dit model, specifiek ontwikkeld door Synaxion voor de publieke sector, bood de gemeente een mooie basis voor data-analyse. Béla: “We zijn inmiddels ver gevorderd met het SDGM. Dit model biedt ons inzichten in belangrijke thema’s zoals de Wmo, jeugdzorg en participatie. Hierdoor kunnen we gerichter sturen en beleid verder doorontwikkelen.” Het integreren van verschillende databronnen in één centraal datawarehouse was een belangrijke stap richting betrouwbare, real-time informatie. In plaats van steeds meerdere systemen te raadplegen voor rapportages, had de gemeente nu alles overzichtelijk in één systeem, klaar voor gebruik. Dit maakte het mogelijk om
beter geïnformeerde besluiten te nemen en sneller in te spelen op veranderingen.
Betere besluitvorming door geïntegreerde data
De resultaten van de implementatie van het nieuwe platform waren al snel merkbaar. Venlo kon nu data combineren uit verschillende domeinen, zoals sociaal beleid, financiën en HR. Dit stelde de gemeente in staat om sneller en met meer zekerheid beslissingen te nemen. Béla legt uit: “De kracht zit
in het combineren van gegevens uit verschillende bronnen. Waar ons HR-systeem alleen standaardinformatie biedt, kunnen we via het nieuwe dataplatform dashboards maken die ook data uit financiële systemen, Excel-analyses en de begroting meenemen. Door deze gegevens te combineren en visueel te presenteren, ontstaat er een krachtige omgeving
die helpt bij goed onderbouwde besluitvorming.”
Het platform gaf de gemeente meer grip op zowel de operationele processen als op de effectiviteit van het beleid. Door te kijken naar gegevens over de uitvoering van beleidsmaatregelen, kon de gemeente beter inschatten wat werkte en wat niet. Bovendien vergrootte het gebruik van data de efficiëntie binnen de organisatie. Medewerkers konden nu eenvoudig zelf rapportages maken, zonder dat ze de kennis van data-analyse nodig hadden. Béla licht toe: “Medewerkers zijn actief betrokken bij de ontwikkeling van dashboards en krijgen training om zelfstandig aan de slag te gaan. Zo vergroten we zowel hun kennis als zelfstandigheid.”
Béla Roesink (beleidsadviseur en coördinator datamanagement bij gemeente Venlo) en Pascal Clabbers (informatiemanager bij gemeente Venlo)
Verbeterde samenwerking
Een ander belangrijk resultaat van de samenwerking met Synaxion was de verbetering van de samenwerking tussen de verschillende afdelingen binnen de gemeente. “De gemeente Venlo speelt een ondersteunende rol door de juiste mensen samen te brengen en ze te begeleiden naar de juiste taken,” legt Béla uit. Een belangrijke stap in deze samenwerking was de oprichting van een datahub, een multidisciplinair team van data-experts en medewerkers uit verschillende afdelingen.
Dit team zorgde ervoor dat informatieproducten op een uniforme wijze volgens kwaliteitscriteria worden ontwikkeld.
De ontwikkeling van een sterke datacultuur binnen de
gemeente was ook een belangrijk doel. Medewerkers werden
niet alleen getraind in het gebruik van de nieuwe systemen,
maar ook in het belang van data. Dit leidde tot bredere
acceptatie van informatiegestuurd handelen binnen de
organisatie. Dit kan Béla bevestigen: “Door een stevige basis te leggen, kunnen we verder doorontwikkelen op domeinen die relevant zijn voor de gemeente en haar inwoners. Zonder deze basis worden middelen niet optimaal ingezet. Je bent het aan de inwoners verplicht om informatiegestuurd te werken.”
Synaxion bood niet alleen technische ondersteuning, maar speelde ook een belangrijke rol in het opbouwen van een datacultuur binnen de gemeente.
Toekomstige ontwikkelingen
De gemeente Venlo heeft grote plannen voor de toekomst van
haar datatransformatie. Een belangrijk onderdeel hiervan is
het verder uitbreiden van het dataplatform met geavanceerde
technieken zoals kunstmatige intelligentie (AI) en machine
learning. “De wereld staat niet stil en de opmars van AI is
in volle gang. Als gemeente kunnen we niet achterblijven,
en een partner zoals Synaxion kan ons daarbij ondersteunen,”
aldus Béla.
Daarnaast kijkt de gemeente naar de integratie van externe data. Venlo wil bijvoorbeeld gegevens van regionale ketenpartners koppelen aan haar eigen data om een completer beeld te krijgen van maatschappelijke trends en behoeften. Béla vertelt: “We leggen onze activiteiten en de realisatie van informatieproducten vast in een jaarlijks uitvoeringsplan voor de datahub. Het combineren van interne
en externe data zal ons helpen om beter te begrijpen wat er speelt.”
Samenwerking met Synaxion
De samenwerking met Synaxion wordt door de gemeente als
bijzonder waardevol ervaren. Béla benadrukt hoe belangrijk
de samenwerking was: “Synaxion heeft ons geholpen om
snel vooruit te komen. Dankzij onze samenwerking hebben
we een stevige basis gelegd voor de lange termijn, die verder
kan doorontwikkelen. Door wekelijkse afstemming en het
afstemmen van onze strategische visie, hebben we samen
groei kunnen realiseren.”
Synaxion bood niet alleen technische ondersteuning, maar speelde ook een belangrijke rol in het opbouwen van een datacultuur binnen de gemeente. Pascal: “Ze hebben ons geholpen om de juiste mindset te ontwikkelen en de organisatie mee te nemen in deze verandering. Dit was essentieel voor het succes van onze transitie naar informatiegestuurd handelen.’’
Tips voor andere gemeenten
De ervaringen van Venlo bieden belangrijke lessen
voor andere gemeenten die zich willen richten op
informatiegestuurd handelen. Béla heeft een belangrijke
tip: “Het wiel zelf uitvinden is tijdrovend en iets dat wij nog
steeds doen, maar dankzij Synaxion en hun brede expertise
en standaardproducten kun je gericht en efficiënt aan de slag.
Het is slim om een basis neer te zetten die je door de tijd heen
verder kunt ontwikkelen.”
