Terug naar klantverhalen
Scholengroep PCOU Willibrord
vertrouwt op haar data dankzij Schooldashboard van Synaxion
Met 43 scholen, 20.000 leerlingen en 2.700 medewerkers in de regio Utrecht is PCOU Willibrord een omvangrijke scholengroep. Inzicht krijgen in alle data op het gebied van finance, HR en onderwijs kan dan een behoorlijke opgave zijn. De scholengroep koos voor Synaxion voor het realiseren van datawarehousing, -analyse en -rapportage. “Naar mijn mening moet je als schoolbestuur tussen nu en drie jaar iets met data hebben gedaan,” aldus Peter Schep, Manager ICT & Informatiemanagement bij PCOU Willibrord.
Begin 2022 presenteerde Peter Schep samen met zijn afdeling ICT & Informatiemanagement zijn visie op informatiemanagement. Hierin schetste hij een beeld van het informatiegebruik binnen de scholengroep en de benodigde technische middelen. Op basis van deze visie zocht de scholengroep een ICT-leverancier voor de implementatie en adoptie. Na gesprekken met een aantal partijen koos PCOU Willibrord voor Synaxion, mede vanwege de uitgebreide ervaring die dit bedrijf heeft met datawarehousing, -analyse en -rapportage binnen het onderwijs. Peter presenteerde zijn visie op informatiemanagement als onderdeel van de Koersvisie van de scholengroep: “Data speelt een steeds grotere rol binnen het onderwijs, zowel waar het gaat om de ontwikkeling van onze leerlingen als om bedrijfsvoering. Je hebt ondersteunende data nodig om goed onderbouwde besluiten te nemen en je organisatie goed aan te sturen.”
De organisatie haalde tot die tijd wel data op, maar dat gebeurde vooral via handmatige rapportages uit verschillende systemen. Peter: “Het lukte onvoldoende om de data van verschillende scholen integraal bij elkaar te brengen. Termen waren niet eenduidig gedefinieerd, waardoor de datakwaliteit onvoldoende was. We hadden bij de data die wij produceerden vaak de vraag of deze klopte. De gesprekken gingen dus meer over de betrouwbaarheid van de data dan over de koers die je op basis van de data wilt gaan varen. Bovendien waren medewerkers er veel tijd aan kwijt. Alleen op het gebied van onderwijs hadden we een Qlikview dashboard. Maar om dat weer te combineren met andere bronnen bleek lastig.”
De aanpak
Synaxion ging aan de slag met de implementatie van het Schooldashboard, een integrale oplossing voor datawarehousing, -analyse en -rapportage, gebaseerd op zowel Microsoft-standaarden als Power BI. “Uit de systemen binnen de onderwijsinstelling halen we de belangrijkste informatie op het gebied van onderwijs, HR en Financiën op. De data komt terecht in het Synaxion Datawarehouse en die zetten we om in overzichtelijke rapportages.
Waar ze voorheen een geprint A4’t je of pdf’je ontvingen, kunnen ze nu zelf in het dashboard doorklikken naar de informatie waarop de rapportages gebaseerd zijn. Bij financiën bijvoorbeeld tot op de onderliggende factuur.
Daardoor is de informatie in een centrale omgeving beschikbaar en in één oogopslag zichtbaar”, licht Jordi Vos, business development consultant bij Synaxion, toe. Hij vervolgt: “Voor het onderwijs hebben we inmiddels veel standaardkoppelingen en dashboards (per domein) ontwikkeld, waardoor we deze snel kunnen implementeren. Doordat de behoefte binnen het onderwijs vaak voor veel scholen gelijk is, hoeven zij het wiel niet opnieuw uit te vinden.”
Organisatiestructuur
Om de implementatie van het Schooldashboard te begeleiden, werd binnen de scholengroep een projectgroep opgericht die bestond uit een projectleider van PCOU en een projectleider van Synaxion. Bovendien werden drie werkgroepen opgericht met daarin collega’s uit de domeinen Onderwijs, Financiën en HR. Naast een werkgroep per domein is er een informatiebrigrade opgericht die vertegenwoordigd wordt door een medewerker van elk domein. Peter: “In deze informatiebrigade werken we integraal aan data. We praten over de onderlinge invloed van data uit ieder domein. De afdeling Informatiemanagement en Synaxion zetten samen de rapportages en dashboarding op en garanderen zo de betrouwbaarheid van data. Daardoor neemt de volwassenheid van het datateam toe. Dat is heel erg tof!”
Betere besluiten door betere rapportages
Het Schooldashboard is bedoeld voor alle leidinggevenden om te kunnen sturen en zich te verantwoorden op de drie domeinen. Door databronnen goed te combineren is de informatie beter inzichtelijk en kan PCOU Willibrord betere besluiten nemen. Een leidinggevende vindt rapportages op één plek terug, in plaats van verschillende – systemen te moeten openen en daarin te zoeken. Peter: “De volgende stap is om op ons intranet een knop te plaatsen met ‘mijn informatie’, waarop collega’s kunnen klikken, waarna ze kiezen voor HR, Financiën of Onderwijs. Vervolgens kunnen ze alles vinden.
Waar ze voorheen een geprint A4’t je of pdf’je ontvingen, kunnen ze nu zelf in het dashboard doorklikken naar de informatie waarop de rapportages gebaseerd zijn. Bij financiën bijvoorbeeld tot op de onderliggende factuur. De informatie is dus ook nog completer. Bovendien bespaart het veel tijd. Medewerkers vertrouwen de data en wisselen makkelijker tussen verschillende bronnen. Het brengt echt alles op één plek!”
Databewustzijn
Door de overstap naar het Schooldashboard is PCOU Willibrord beter gaan nadenken over data. Het databewustzijn is gegroeid en de mogelijkheden van data worden nu ingezien. Synaxion onderhoudt het datawarehouse, bouwt de koppelingen en de standaard dashboarding en de adoptie. Het datawarehouse is van de scholengroep en draait in de eigen Azure tenant. De afdeling ICT & Informatiemanagement kan eigen maatwerk dashboards ontwikkelen, gebaseerd op standaard modellen en dashboards van Synaxion. “Vaak is zo’n dashboard gebouwd op basis van 90% standaard elementen en 10% maatwerk. Medewerkers houden niet van one size fits all. Doordat we de huisstijl van PCOU Willibrord hebben toegepast, voelt het ook al meer van onszelf.
We zijn als organisatie een stuk volwassener geworden, maar hebben tegelijkertijd de kennis van Synaxion binnen handbereik, voor extra capaciteit of een lastige vraag.” Het Schooldasboard is inmiddels gelanceerd voor het bestuur en de scholen. Synaxion heeft de medewerkers binnen de organisatie trainingen gegeven in het gebruik van Power BI en het (door)ontwikkelen van dashboards. “De volgende stap is om de onderwijsdataset ook beschikbaar te stellen aan scholen. Met de hulp van datacoaches en door het volgen van trainingen, kunnen scholen dan hun eigen datavisualisaties op schoolniveau maken. De data is betrouwbaar, waardoor ze er zelf mee aan de slag kunnen,” licht Peter toe.
Toekomstige ontwikkelingen
Alhoewel PCOU Willibrord grote stappen heeft gemaakt, zijn er altijd nog wensen voor de toekomst. “We willen de overstap maken naar het combineren van het gebruik van interne en externe data. Zo zijn er binnen de regio leerlingontwikkelingen, wijkontwikkelingen en stadsontwikkelingen. Die willen we combineren met onze eigen cijfers en zo inzichtelijk maken via dashboards. We willen bijvoorbeeld de leerlingprognoses van de wijk en stad combineren met onze capaciteit. Waar komen de leerlingen vandaan? Hoe weten we hoeveel leerlingen we kunnen verwachten? Welke leerlingen stromen er van onze eigen PO-scholen door naar onze VO-scholen? Ook willen we het niveau van onze eigen dienstverlening richting de scholen beter inzichtelijk maken. Bijvoorbeeld: welke ondersteunende diensten hebben de scholen van ons nodig?”
Wat voor tips heeft Peter voor andere schoolbesturen? “Door
het gebruik van data kan je organisatie leunen op informatie die je al hebt. Als je die beter inzichtelijk maakt, kun je betere besluiten nemen. Dat geeft rust. Tussen nu en drie jaar moet je als schoolbestuur iets met data hebben gedaan, vind ik. Laat je daarin ondersteunen door partners. Verdiep je goed in de markt! Data is echt een vak. Een goede data governance neerzetten, grip krijgen op data en deze op de juiste manier visualiseren, is een expertise. Laat de implementatie over aan een expert zoals Synaxion. Peter Schep dient regelmatig als referent voor Synaxion en krijgt van veel schoolbesturen inmiddels de vraag: hoe doen jullie dat, wat richt je in en hoe organiseer je dat? “Ons doel is om onze scholen zo goed mogelijk te ondersteunen en ik denk dat data daarvoor essentieel is binnen onderwijs en bedrijfsvoering.”
Samenwerking met Synaxion
Tijdens de implementatie werkte Peter intensief samen met Synaxion. “De relatie is goed, we komen er altijd samen uit. We groeiden met elkaar mee. Aangezien we een grote organisatie met een visie zijn, stelden we wel af en toe vragen die Synaxion niet eerder kreeg. In de basis denk ik dat we de beste partner op het juiste moment hebben gekozen. Daarom zou ik Synaxion ook aanbevelen bij andere onderwijsinstellingen. Ze hebben verstand van het onderwijs en staan er voor open om te leren en veranderen. Ik denk dat dat de belangrijkste vorm van samenwerking is. Het voelt als een partnership: je investeert allebei in de relatie om de volgende stap te maken. Ik ben niet bang om te pionieren en schiet ook niet in de stress als het een keer misgaat. In één zin: kennis van het onderwijs, echt willen samenwerken en daarin ook meebewegen en aanpassen: dat is de reden waarom ik nog steeds blij met Synaxion ben.”
